Les délégations au conseil syndical

«Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion». La mission d’assistance, parfois mal comprise, et celle de contrôle de la gestion du syndic, perçue par certains comme une sorte de «contre-pouvoir», ne sauraient se confondre avec un quelconque pouvoir décisionnel, puisque celui-ci n’appartient qu’à la seule assemblée générale des copropriétaires : «Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires».

Force est cependant de constater que, dans nombre de syndicats, la faible affluence aux assemblées générales empêche la prise de décisions. Cette désaffection est la marque criante d’un défaut d’appétence grandissant pour l’intérêt collectif, certains copropriétaires ayant déserté l’exercice de leurs droits.

Le pouvoir est exercé par certains lorsqu’il est délaissé par d’autres et la copropriété ne fait pas exception : nombre de conseils syndicaux finissent par exercer une influence et un pouvoir au-delà des limites de la loi, sans pour autant que les outils très utiles que sont les délégations au conseil syndical ne soient mises en place.

Le 60e anniversaire de la loi du 10 juillet 1965 est l’occasion d’une profonde réflexion sur l’équilibre entre les trois piliers que sont l’assemblée générale des copropriétaires, le syndic et le conseil syndical ; l’étude des transferts de pouvoir, pour faciliter et fluidifier le processus décisionnel est une piste de travail intéressante.

La réflexion sur la mise en place d’un conseil d’administration dans les grandes copropriétés, initiée par le GRECCO dans son avant-projet de réforme du droit de la copropriété, n’a pas été reprise par la loi ELAN ou l’ordonnance du 30 octobre 2019, mais elle a été reformulée parmi les 25 recommandations de la commission d’enquête sénatoriale de 2024 sur la paupérisation des copropriétés pour permettre un meilleur fonctionnement des copropriétés.

Sans doute faut-il aussi bien appréhender les mécanismes déjà existants relatifs aux délégations possibles au conseil syndical pour les optimiser.

Nous avons fait le choix de ne pas expliciter entièrement ces mécanismes, d’autres auteurs l’ayant déjà fait, et d’en dresser plutôt un rapide inventaire pour rappel des grands traits.

Nous rappellerons ainsi les différentes délégations (I), pour envisager ensuite leur mise en œuvre dans la perspective de les optimiser (II).

I.- Inventaire des délégations au conseil syndical

A.- La délégation spéciale prévue à l’article 25 a)

L’article 25 a) de la loi du 10 juillet 1965 dispose que l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, peut déléguer au conseil syndical le pouvoir «de prendre un acte ou une décision mentionné à l’article 24. Lorsque l’assemblée autorise le délégataire à décider de dépenses, elle fixe le montant maximum des sommes allouées à ce titre».

Cette délégation est ponctuelle et vise un acte déterminé, comme le choix d’une entreprise pour la réalisation de travaux.

La décision de déléguer doit mentionner expressément l’acte ou la décision déléguée. A l’issue de cette délégation, le délégataire rend compte à l’assemblée de son exécution. La délégation de l’article 25 a) ne peut, en aucun cas, priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic.

B.- La délégation dite «conventionnelle» prévue aux articles 21-1 à 21-5

Créée par l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, elle permet à l’assemblée générale de transférer au conseil syndical, par une décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires, tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés, ou votant par correspondance, ce qui ne restreint pas son champ d’application aux seules décisions de l’article 24. Toutefois, certaines matières sont exclues, telles que l’approbation des comptes, le vote du budget prévisionnel ou l’adaptation du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et règlementaires intervenues depuis son établissement.

Le terme «conventionnel» parait curieux, puisqu’il ne peut y avoir d’acceptation de la délégation par un conseil syndical qui n’est pas doté de la personnalité morale.

La loi encadre strictement cette délégation : elle requiert un conseil syndical composé d’au moins trois membres, elle ne peut excéder deux ans (renouvelable) et l’assemblée générale fixe le montant maximum des sommes allouées pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs. Le conseil syndical rend compte de l’exercice de sa délégation de pouvoirs devant l’assemblée générale votant l’approbation des comptes.

Il établit un rapport en vue de l’information des copropriétaires ; il doit par conséquent établir un rapport écrit. Le syndicat des copropriétaires souscrit, pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance de responsabilité civile.

C.- Les délégations spécifiques

La loi confère à l’assemblée générale la faculté de déléguer au conseil syndical des pouvoirs permettant une meilleure réactivité, dans des situations un peu «techniques» :

L’article 24-2 alinéa 4 dispose que «l’assemblée générale peut également, dans les mêmes conditions (majorité de l’article 24), donner mandat au conseil syndical pour se prononcer sur toute proposition future émanant d’un opérateur de communications électroniques en vue d’installer des lignes de communication électroniques à très haut débit mentionnées au premier alinéa du présent article. Tant qu’une telle installation n’a pas été autorisée, l’ordre du jour de l’assemblée générale comporte de droit un projet de résolution donnant au conseil syndical un tel mandat.»

L’article 24-3, alinéa 3, dispose aussi que «L’assemblée générale peut également, dans les mêmes conditions (majorité de l’article 24), donner mandat au conseil syndical ou, à défaut, au syndic pour conduire, dans la limite d’un montant de dépenses, les modifications nécessaires à la continuité de la réception par l’antenne collective des services de télévision lors de l’arrêt de la télévision analogique ou lors des changements des fréquences d’émission des services de télévision par voie hertzienne terrestre en mode numérique.»

La particularité commune de ces deux délégations est leur vote à la majorité de l’article 24, là où la délégation spéciale et la délégation dit conventionnelle exigent un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires, avec passerelle de l’article 25-1 si les conditions en sont réunies.

En matière de résidence-service, l’article 41-6, alinéa 2, de la loi permet à l’assemblée générale de déléguer au conseil syndical, à la majorité prévue à l’article 25, les décisions relatives à la gestion courante de services spécifiques. Il s’agit d’éviter toute interruption ou altération des services rendus aux personnes occupantes de la résidence, en laissant la faculté aux membres du conseil syndical de prendre des décisions rapidement, le formalisme de la réunion d’une assemblée générale étant inadapté.

Ces mécanismes traduisent tous la volonté du législateur de concilier une bonne efficacité dans la gestion et préservation des prérogatives collectives des copropriétaires. Ils supposent cependant que les membres du conseil syndical exercent leurs fonctions de façon active, constante, en utilisant au mieux les compétences de chacun, et qu’ils n’abusent pas du pouvoir qui leur est confié, ce d‘autant plus que leurs décisions ne peuvent être contestées, le recours de l’article 42 de la loi ne leur étant pas applicable.

Rappelons aussi que le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix, pour l’exécution de sa mission, et pour une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

II.- Mise en œuvre des délégations

Nous n’allons évoquer dans cette deuxième partie que les délégations de l’article 25 a) et des articles 21-1 et suivants, pour envisager leur mise en pratique.

A.- La délégation «de prendre un acte ou une décision mentionné à l’article 24»

Elle est couramment utilisée, elle permet de faciliter, d’ajuster, de finaliser les décisions, notamment en matière de travaux. Il peut s’agir de laisser au conseil syndical la tâche de faire le choix d’une entreprise dans le cadre d’un budget défini, lorsque le principe et les principales modalités de ceux-ci ont été décidés en assemblée générale. Elle permet d’éviter l’écueil d’un défaut de mise en concurrence lorsque le projet de travaux n’a pas encore été soumis à plusieurs entreprises, mais s’avère urgent ; le conseil syndical prendra le temps de consulter et d’obtenir la meilleure offre, sans attendre la prochaine assemblée générale annuelle. Le conseil syndical peut aussi faire des ajustements techniques adéquats à cette occasion, si les copropriétaires lui en donnant la possibilité.

Dans ce cadre, le conseil syndical choisit l’entreprise mais l’assemblée générale a décidé des dates d’exigibilité des appels de provision. Sous cet angle, la délégation spéciale permet une souplesse de décision en reportant sur les membres du conseil syndical la responsabilité de la finalisation du projet.

Cependant, une partie importante de travaux doivent être décidés à la majorité de l’article 25, ce qui évince la délégation spéciale d’un grand nombre de projets de travaux, à commencer par les travaux de rénovation énergétique qui relèvent de la majorité de l’article 25 f), ce qui est sans doute regrettable car il s’agit le plus souvent de projets d’ampleur pour lesquels il est parfois complexe d’avoir l’intégralité de toutes les offres de marché ou de les avoir sans nécessité de modifications.

La jurisprudence nous donne d’autres exemples de mise en pratique fort intéressants :

• Le choix final de l’entreprise retenue pour entretenir l’ascenseur peut être délégué au conseil syndical qui procédera à la mise en concurrence entre les entreprises dans la limite d’un budget maximum ;

• Une délégation de pouvoirs peut être donnée au conseil syndical afin de finaliser la mise en concurrence de plusieurs fournisseurs d’énergie (gaz, électricité) et retenir la meilleure offre.

On peut imaginer toutes sortes de délégations spéciales, tant que celles-ci n’empiètent sur les prérogatives fondamentales de l’assemblée générale des copropriétaires, l’article 26, alinéa 2, du décret du 17 mars venant rappeler que la délégation de l’article 25 a) «ne peut, en aucun cas, priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic.» Ainsi, la délégation doit avoir un seul objet bien identifié dans le projet de résolution, une décision ou un acte, et ne peut être rédigée dans des termes généraux de type «autorise à décider de toutes dépenses inférieures à 3 000 euros», comme on peut le lire encore couramment.

Il ne s’agit pas non plus d’un mode systématique de prise de décision : prévoir une délégation spéciale au conseil syndical pour tous les choix d’entreprise et dans le cadre de tous les travaux décidés en assemblée générale est une dérive démocratique sévère. Elle court-circuite totalement le principe de la mise en concurrence préalable et elle prive les copropriétaires de leur liberté de choix en laissant au conseil syndical un monopole inacceptable au regard des dispositions de l’article 26 du décret qui impose de ne pas priver l’assemblée générale de ses pouvoirs.

Outre les décisions majeures qui relèvent de l’assemblée générale annuelle, l’approbation des comptes de l’exercice échu, du budget prévisionnel, qui relèvent de la seule assemblée générale des copropriétaires, il apparait que la délégation de l’article 25 a) ne peut pas non plus porter sur l’approbation d’un protocole transactionnel, et il nous semble que l’autorisation à agir en justice ne peut non plus être déléguée.

La prudence impose par conséquent d’avoir une rédaction précise et de faire un usage mesuré de ce mécanisme pour lequel il doit être noté que le législateur n’a pas édicté de modalités de prise de décision au sein du conseil syndical.

La loi et le décret sont bien pauvres sur les modalités de fonctionnement du conseil syndical et renvoient aux clauses du règlement de copropriété, ce qui présente l’avantage d’une certaine liberté pour son rédacteur qui pourra les adapter à la taille et la physionomie de l’immeuble.

Pour autant, dès lors qu’il s’agit de décider en lieu et place des copropriétaires, il est souhaitable que ces modalités soient le plus précises possible pour éviter toutes dérives.

Enfin, le syndic doit veiller que le conseil syndical procède à la reddition des comptes devant l’assemblée générale : la rédaction de la délégation peut utilement comprendre des modalités qui précisent l’objet et le contenu du futur rapport écrit que le conseil syndical devra produire en vue de la prochaine assemblée générale.

B.- La délégation dite «conventionnelle» prévue aux articles 21-1 à 21-5

Cinq ans ont passé depuis sa mise en place et de nombreux praticiens constatent que cet outil n’a pas connu un fort succès auprès des syndicats de copropriétaires. Les raisons sont apparemment multiples.

Du côté des membres du conseil syndical, sans doute que la prise de responsabilité effraye, ce d’autant plus que le législateur a pris soin de préciser que dans le cadre d’une délégation conventionnelle, le syndicat des copropriétaires souscrit pour chacun des membres du conseil syndical une assurance de responsabilité civile. Il ne faut pas non plus négliger la charge de travail supplémentaire que cela représente pour les membres du conseil syndical.

Du côté des syndics, il faut reconnaître aussi que ce mécanisme n’est pas encore très connu, et qu’ils peuvent aussi redouter de le mettre en place lorsqu’ils sont face à des membres du conseil syndical qui se montrent déjà inactifs, voire absents. Il arrive aussi que les conseils syndicaux subissent des situations conflictuelles qui rendent impossible toute prise de décision.

La quasi-absence de mise en pratique de ce mécanisme nous prive d’avoir des retours d’expérience, alors que les dispositions ne manquent pourtant pas d’intérêt. La délégation conventionnelle peut permettre de choisir le type de décisions confiées au conseil syndical et dans une enveloppe budgétaire définie. Il est possible de faire une délégation comprenant l’ensemble des décisions relevant de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, dans la limite des décisions qui sont exclues de l’objet de la délégation conventionnelle : approbation des comptes, vote du budget prévisionnel et de l’adaptation du règlement de copropriété de l’article 24 f).

Il n’est cependant pas obligatoire d’envisager la délégation conventionnelle de manière maximale, puisque le texte spécifie bien que l’on peut lui déléguer le pouvoir de prendre tout ou partie seulement de ses décisions. Il est donc tout à fait possible de moduler l’étendue de cette délégation, selon les besoins et le contexte.

A titre d’exemples, il est tout à fait possible de conférer au conseil syndical le pouvoir de seulement :

• décider de toutes décisions relatives l’entretien des espaces verts, pour un montant de…. ;

• décider les travaux de réfection de l’allée principale, pour un montant de... ;

• faire le choix de toutes les entreprises devant procéder aux travaux de rénovation des façades, lesquels sont décidés dans leur principe pour un montant total de …, dès lors cependant que la finalité de ces travaux est l’entretien relevant de l’article 24.

Il peut aussi être utile de songer à déléguer au conseil syndical le pouvoir de prendre les décisions relatives aux travaux urgents (avec un certain budget), parce que nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, ce qui évite au syndic d’avoir la lourde responsabilité de décider seul et de passer par une ratification de sa décision qui peut s’avérer aléatoire.

Quelques précautions rédactionnelles doivent être prises. Le GRECCO recommande :

« - de prévoir une durée de la délégation en adéquation avec la durée du mandat des membres du conseil syndical (dans la limite de deux ans) ;

- de préciser dans la résolution les dates de début et de fin de cette délégation ;

- de fixer le montant des sommes allouées année par année, pour les dépenses incluses dans le budget prévisionnel. »

Le GRECCO préconise aussi de mettre à disposition les procès-verbaux des décisions du conseil syndical dans l’espace sécurisé en ligne, afin de permettre la publicité et la transparence auxquels ont droit les copropriétaires. N’oublions pas que le but de ces dispositions n’est pas d’évincer les copropriétaires de leurs pouvoirs, il est de faciliter la gestion de l’immeuble par des décisions prises rapidement, et le plus souvent par des personnes aguerries au fonctionnement de la copropriété, et mettant leurs compétences et leur dévouement au service de l’intérêt collectif du syndicat des copropriétaires.

Dans les faits, la plupart des conseils syndicaux exercent déjà ce type de pouvoir, les copropriétaires ne faisant que valider leurs choix. Autant alors officialiser ce mode de gestion et l’encadrer.

Il appartient aux praticiens de s’emparer de cet outil, facilitateur de la gestion de l’immeuble, ce d’autant plus qu’il présente des garanties importantes préservant les droits des copropriétaires.