Conseil Syndical : Modes de fonctionnement et légalité

Dans tout syndicat de copropriété, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Les articles 21 à 21-5 de la loi du 10 juillet 1965 et 22 à 27 du décret du 17 mars 1967 organisent l’intervention et les missions du conseil syndical. Les clauses du règlement de copropriété qui seraient contraires aux dispositions impératives de ces articles sont réputées non écrites. L’action du conseil syndical, organe pivot, doit s’inscrire dans la transparence et avoir comme objectif la poursuite de l’intérêt collectif du syndicat des copropriétaires.

Le conseil syndical peut-être défini comme un organe collégial interne au syndicat des copropriétaires, mais qui est dépourvu de personnalité morale et de capacité juridique autonome. Il contrôle la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel, dont il suit l’exécution.

La responsabilité des membres du conseil syndical est individuelle et non collective, elle est appréciée avec une certaine modération en raison du caractère gratuit de leur mandat, et elle suppose la démonstration d’une faute grave, d’un préjudice personnel et d’un lien de causalité.

Les articles 21 à 21-5 de la loi du 10 juillet 1965, complétées par les articles 22 à 27 du décret du 17 mars 1967, organisent son intervention, sa composition, la désignation de ses membres et ses missions :

• ses fonctions et son organisation (art. 21) ;

• les délégations de pouvoir qu’il peut recevoir de l’AG (art. 21-1) ;

• la fixation des sommes qui lui sont allouées pour mettre en œuvre la délégation de pouvoir (art. 21-2) ;

• la durée d’une délégation de pouvoir (art. 21-3) ;

• la souscription d’une assurance responsabilité civile pour chacun de ses membres (art. 21-4) ;

• les conditions de vote des résolutions au sein du conseil syndical (art. 21-5).

Le conseil syndical est composé de membres élus parmi les copropriétaires, leurs ascendants ou descendants, les associés en cas de société civile immobilière, les accédants ou les acquéreurs à terme (variante de l’achat en viager), leurs époux, les partenaires liés à eux par un Pacs, leurs représentant légaux, ou leurs usufruitiers ou leurs proches, En revanche, ni le syndic, ses ascendants ou descendants, ayant droit ou ayant ne peuvent être membre du conseil syndical.

Il ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel propre, sauf délégation expresse de l’assemblée générale, et sa responsabilité ne peut être engagée qu’à titre individuel pour ses membres, en cas de faute grave, de préjudice personnel et de lien de causalité directe.

L’article 22 du décret du 17 mars 1967, prévoit qu’à défaut de précision des règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical dans le règlement de copropriété, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. S’agissant de l’existence et du fonctionnement du conseil syndical, l’articulation entre les stipulations du règlement de copropriété et la loi du 10 juillet 1965 démontre que cette dernière fixe un cadre impératif pour l’institution et le fonctionnement du conseil syndical, auquel le premier ne peut déroger. Les clauses du règlement de copropriété qui seraient contraires aux articles 21 à 21-5 de la loi du 10 juillet 1965, complétées par les articles 22 à 27 du décret du 17 mars 1967, sont réputées non écrites.

En revanche, la loi ne prévoyant aucune disposition particulière quant à son fonctionnement interne (modalité de tenue des réunions, fixation de l’ordre du jour ; publicité des votes des membres…), il est fréquent de voir naitre au sein des assemblées générales le reproche d’une certaine opacité du conseil syndical. Le contentieux en responsabilité de ses membres témoigne d’une défiance vis-à-vis de cet organe. Ce phénomène toucherait plus de 30 % des copropriétés en France ; créant des tensions, sur le fondement de reproches, qu’il s’agisse d’outrepassement des fonctions, de manquent de transparence ou de favoritisme de certains copropriétaires.

Il ressort même que certains sites et/ou forums de discussion se seraient spécialisés dans la dénonciation et les conseils pour lutter contre «les abus de pouvoir du conseil syndical».

La défiance à l’encontre du conseil syndical peut conduire à une remise en cause de ses décisions, à une limitation de ses prérogatives, à la révocation de ses membres, voire à l’engagement de leur responsabilité fondée sur une faute grave, d’un préjudice personnel et d’un lien de causalité directe. Cette méfiante de certains copropriétaires est d’autant plus importante que, en l’absence de mentions précises dans la loi de 1965 et/ou de dispositions particulières du règlement de copropriété, il appartient aux seuls membres dudit conseil de s’organiser.

Dès lors, la transparence de l’action du conseil syndical est essentielle et reste le seul moyen de démontrer que son action a comme seul objectif la satisfaction du bien commun de la copropriété (I). Le respect des règles de fonctionnement est dès lors fondamental, notamment en considération des risques de responsabilités de ses membres (II).

I.- Action dans l’intérêt général du syndicat des copropriétaires

L’action du conseil syndical, organe pivot de la gestion des copropriétés, doit s’inscrire dans la poursuite de l’intérêt collectif du syndicat des copropriétaires et dans un souci de transparence.

Ces deux principes doivent être érigés en «principes essentiels» de l’action du conseil syndical, tant dans la définition des missions de ce dernier que dans l’appréciation de la validité de ses actes et de ses éventuelles délégations de pouvoirs (A).

Par ailleurs, le conseil syndical doit avoir accès à l’ensemble des documents afférents à la gestion de la copropriété (B).

A.- Agir en toute transparence

Bien qu’aucun article de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967 ne l’indique expressément, cette exigence se manifeste à plusieurs niveaux.

D’abord, dans l’exercice de ses missions de contrôle et d’assistance, le conseil syndical doit veiller à ce que la gestion du syndic soit conforme à l’intérêt général de la copropriété, et non à des intérêts particuliers.

Ensuite, le conseil syndical doit s’assurer que les décisions soumises à l’assemblée générale sont préparées et présentées de manière à permettre un vote éclairé, dans le respect de la transparence et de l’égalité entre copropriétaires.

Par ailleurs, lorsqu’il reçoit une délégation de pouvoirs, il doit l’exercer dans le strict respect de l’objet et des limites fixées par l’assemblée générale, et toujours dans la perspective de l’intérêt collectif.

Pour finir, la jurisprudence a précisé les contours de la transparence attendue du conseil syndical, en insistant sur la nécessité d’une information claire, d’une reddition régulière des comptes et d’un contrôle effectif par les copropriétaires. Le tribunal judiciaire de Paris rappelle que la délégation de pouvoir au conseil syndical ne saurait priver les copropriétaires de leur droit de contrôle, qui doit être effectif et garanti par la reddition de comptes, et un contrôle concret de la gestion par les copropriétaires.

Au regard de ces textes et décisions, plusieurs pratiques s’imposent pour garantir la transparence du conseil syndical :

• Il doit systématiquement établir un rapport annuel ou ponctuel sur l’exercice de ses missions, notamment en cas de délégation de pouvoirs, et le présenter à l’assemblée générale. Ce rapport devant être précis, circonstancié et accessible à tous les copropriétaires.

• Il doit veiller à ce que tous les documents relatifs à la gestion de la copropriété, aux contrats, aux devis, aux dépenses et aux décisions soient accessibles aux copropriétaires, soit par consultation directe, soit par communication sur demande.

• Il doit s’assurer que les résolutions soumises à l’assemblée générale sont rédigées de manière claire, précise et non équivoque, afin de permettre un vote éclairé des copropriétaires, notamment afin d’éviter toute contestation des résolutions de l’assemblée générale.

• En cas de délégation de pouvoir, il doit respecter strictement le cadre fixé par l’assemblée générale, tant sur le plan financier que sur la nature des décisions pouvant être prises, et rendre compte de l’exécution de cette délégation lors de l’assemblée suivante.

• Enfin, il doit veiller à la régularité des procédures de consultation, de mise en concurrence et de désignation des prestataires, en associant les copropriétaires à chaque étape clé et en leur permettant de formuler des observations.

Ce n’est que sous couvert de la satisfaction de l’obligation de transparence que le conseil syndical pourra justifier de la régularité de son action et de la satisfaction de l’intérêt général de la copropriété.

B.- Recevoir communication des documents afférents à la copropriété

Le syndic doit s’assurer que les membres du conseil syndical reçoivent l’ensemble des documents mentionnés au 7e alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic a ainsi une obligation légale de communication de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.

Un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, de ces diverses catégories de documents.

Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres, le principe restant que lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres.

A défaut de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic, lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation.

Toutefois, dès lors qu’un membre du conseil syndical a pu consulter les pièces, le syndic n’a pas l’obligation de laisser tous les membres du conseil les consulter,

Le rôle du conseil syndical dans cette vérification est fondamental, la cour d’appel de Paris ayant jugé que «cependant, comme l’a dit le tribunal, l’absence de notification aux copropriétaires d’information venant du conseil syndical sur des irrégularités dans les comptes est susceptible d’entraîner la nullité de la résolution lorsque l’assemblée n’a pas été mise en mesure de prendre une décision suffisamment éclairée» .

A notre sens, le conseil syndical pourra garantir la transparence de ses décisions vis-à-vis des copropriétaires en respectant les principes suivants :

Transmission complète et loyale des documents et informations.- Le conseil syndical doit s’assurer que tous les documents et informations nécessaires à la compréhension des décisions à prendre sont transmis aux copropriétaires avant les assemblées générales.

Fidélité et clarté dans la présentation des résolutions.- Le conseil syndical devra veiller à ce que les résolutions soumises à l’assemblée générale soient retranscrites fidèlement et clairement, sans modification non justifiée.

Transmission aux copropriétaires des éléments relatifs à son activité.- Il convient de relever que le mandat donné au conseil syndical ne peut avoir pour effet de priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble, ce qui suppose que l’assemblée des copropriétaires soit dûment informée de l’étendue de la délégation de pouvoir (a priori) et de l’exécution du mandat par le conseil syndical (a posteriori).

En appliquant ces principes, et en gardant toujours à l’esprit que le conseil syndical agit dans le sens de l’intérêt de la copropriété et dans l’objectif clair de l’information des copropriétés, il contribuera à instaurer un climat de confiance et à prévenir les contestations, en garantissant la transparence et la loyauté du processus décisionnel à l’égard de l’ensemble des copropriétaires.

II.- Conditions d’exécution des missions du conseil syndical

Les règles de fonctionnement du conseil syndical sont conditionnées par la collégialité de cet organe qui impose un vote collectif au cours des réunions régulièrement convoquées (A). Leur respect est d’autant plus important que chaque membre du conseil syndical engage sa responsabilité civile (B).

A.- Réunions du conseil syndical

Le conseil syndical, organe collégial d’assistance et de contrôle du syndic, joue un rôle central dans la vie de la copropriété, notamment lorsqu’il bénéficie d’une délégation de pouvoirs de l’assemblée générale.

Dès lors, il convient de rappeler que le conseil syndical n’est pas un organe décisionnaire de la copropriété, même s’il peut, dans des conditions strictes fixées par la loi du 10 juillet 1965 prévoyant la délégation de pouvoir voter par l’assemblée générale, prendre des décisions pour le compte du syndicat des copropriétaires, engeant ce dernier, dans la limite des pouvoirs votés l’assemblée générale.

Les modalités de vote en son sein, la portée de ses décisions et les garanties procédurales entourant son fonctionnement sont strictement encadrées par les articles 21, 21-1 et 21-5 de la loi du 10 juillet 1965, et les articles du décret du 17 mars 1967.

Les membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ainsi qu’il est prévu au c), de cet article, soit à la majorité des voix de tous les copropriétaires, étant précisé que, lorsque la résolution a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote, la décision peut être prise à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.

Dans le silence du règlement de copropriété et à défaut de règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical prévues audit règlement, ces règles doivent être fixées ou modifiées par l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Le règlement de copropriété peut prévoir certaines modalités relatives à la composition et au fonctionnement du conseil syndical, mais il ne saurait déroger aux règles d’ordre public posées par la loi du 10 juillet 1965 et ses textes d’application.

Si le règlement de copropriété prévoit des modalités particulières de vote (par exemple, une majorité qualifiée, une pondération des voix, ou une procédure de consultation écrite), ces modalités s’appliquent, sous réserve de leur conformité à la loi et de l’impossibilité de déroger aux règles d’ordre public posées par la loi du 10 juillet 1965.

La jurisprudence a admis, que, dans certains cas, des pratiques internes peuvent suppléer à une application littérale du règlement de copropriété, à condition qu’elles soient constantes, acceptées par tous, qu’elles n’aient pas fait l’objet d’une contestation antérieure, et qu’elles ne soient pas contraires aux règles d’ordre public de la loi 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.

Toutefois, toute modification formelle des règles de fonctionnement du conseil syndical doit être validée par l’assemblée générale. En cas de contradiction entre le règlement de copropriété et la loi, cette dernière prime.

La jurisprudence sanctionne les résolutions adoptées en violation de la loi ou du règlement de copropriété, en prononçant leur annulation.

Ces principes de fonctionnement du conseil syndical doivent donc être strictement respecter, d’autant plus que ses membres engagent leur responsabilité personnel dans l’exécution de leur mission.

B.- Responsabilité civile des membres du conseil syndical

L’article 21-4 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le syndicat des copropriétaires souscrit, pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance de responsabilité civile.

La responsabilité des membres du conseil syndical en copropriété soulève des enjeux majeurs, tant pour la sécurité juridique des copropriétaires que pour la bonne administration de l’immeuble. En tant qu’organe dépourvu de personnalité morale, sa responsabilité ne peut être engagée collectivement, seule la responsabilité individuelle de ses membres peut être engagée à titre délictuel ou quasi-délictuel, conformément à l’article 1240 du Code civil, étant précisé qu’elle est appréciée avec une certaine modération en raison du caractère gratuit de leur mandat.

Les fonctions de membre du conseil syndical étant gratuites, leur responsabilité doit être examinée selon la règle de modération prévue à l’article 1992, alinéa 2 du Code civil, à savoir que la faute génératrice de cette responsabilité est appréciée moins rigoureusement, de sorte que seules les fautes graves sont sanctionnées.

Le rôle du conseil syndical étant principalement consultatif, la responsabilité de ses membres est limitée, sauf en cas de faute grave ou de comportement manifestement contraire à l’intérêt du syndicat des copropriétaires, tel le dénigrement, le harcèlement moral ou l’atteinte à l’honneur d’un copropriétaire, ou encore l’abus de pouvoir, la violation délibérée des règles de gestion, ou la prise de décisions dans un intérêt personnel au détriment du syndicat, des agissements de mauvaise foi dans le but de nuire au syndicat des copropriétaires ou à un ou plusieurs copropriétaires.

L’action en responsabilité délictuelle du président ou des membres du conseil syndical peut également être engagée par un tiers, en se fondant sur un manquement contractuel, dès lors que l’action s’exerce dans les limites prévues par le second alinéa de l’article 1992 du Code civil, et que la faute reprochée soit être suffisamment grave, telle une collusion frauduleuse entre le syndic et le président ou un membre du conseil syndical, dont la preuve incombe au demandeur.

Les préjudices reconnus comme suffisamment graves pour engager la responsabilité d’un membre du conseil syndical sont :

• Les préjudices moraux résultant d’un harcèlement, d’un dénigrement ou d’une attitude hostile persistante et caractérisée, ayant causé une souffrance ou une atteinte à la dignité d’un copropriétaire.

• Les préjudices matériels résultant d’une collusion frauduleuse, d’un détournement de fonds, ou d’une action intentionnelle ayant causé un dommage financier direct à un copropriétaire ou au syndicat.

• Les préjudices résultant d’une violation manifeste et intentionnelle des obligations légales ou statutaires, ayant pour conséquence un dommage direct et certain.

En revanche, les préjudices résultant de simples erreurs d’appréciation, de négligences ordinaires, ou de décisions prises collectivement par l’assemblée générale, sont systématiquement écartés par la jurisprudence, cette dernière retenant que les membres du conseil syndical n’ayant qu’un rôle consultatif, ils ne sont pas responsables des conséquences résultant des décisions souveraines de l’assemblée générale notamment d’autoriser le syndic à engager une action en justice.